Auf Partnersuche im digitalen Beschaffungsprozess

Dem Einkauf kommt in vielen Kommunen, bei der verfassten Kirche wie auch bei den karitativen Einrichtungen eine hohe Bedeutung zu, weil er alle Bereiche betrifft. Als Bindeglied zwischen Lieferanten und internen Bedarfsträgern spielt er eine entscheidende Rolle.

Viele Einkäufer wissen, dass die Effizienz des Einkaufs gesteigert werden kann, indem Einkaufsmengen gebündelt werden, Prozesskosten und Logistik optimiert und Rechnungskontrolle und –begleichung zentralisiert werden. Es prägen jedoch immer mehr Begriffe wie Innovation, Digitalisierung und Automatisierung die Diskussion im Einkauf und ziehen einen hohen Erklärungsbedarf nach sich.

Fest steht, dass die Digitalisierung des Einkaufs ein zentrales Thema für die Zukunft sein wird. Denn die Effektivierung der Beschaffungsprozesse verlangt nach einer Datenverfügbarkeit in Echtzeit, nach einer hohen IT-Sicherheit und nach stabilen Schnittstellen, die neuen technologischen Standards entsprechen. Zudem sind Einkaufsorganisationen aufgefordert, neue Geschäftsmodelle auf Basis neuer Technologien rechtzeitig zu erkennen und den Veränderungsbedarf in der eigenen Organisation zu antizipieren.

Für den Einkauf bedeutet dies, schnell fit für das Zeitalter der Digitalisierung zu werden, da er dafür verantwortlich ist, die richtigen Technologien in die eigene Organisation zu holen.

Bei der Komplexität der zu lösenden Anforderungen verbieten sich Alleingänge. Deshalb sind Einkaufsorganisationen (wie z.B. die WGKD) auf die Zusammenarbeit mit strategischen Partnern und deren Unterstützung angewiesen.

Bei der Auswahl adäquater Partner sollte Wert darauf gelegt werden, dass diese bereits Erfahrungen und Partnerschaften zu öffentlichen Auftraggebern, Kirchen-Institutionen und Wohlfahrtseinrichtungen nachweisen können. Die Berater müssen die besonderen organisatorischen Rahmenbedingungen und rechtliche Aspekte der dortigen Verwaltung genau kennen. Entsprechend der Komplexität der zu lösenden Aufgaben muss ein strategischer Partner in der Lage sein, ein Expertenteam aus Vertrieb, Strategischem IT Consulting, Projektmanagern sowie fachlichen und technischen Beratern zur Verfügung stellen zu können.

Die Experten sollen den Einkauf der Verwaltung bei der Evaluation und Umsetzung spezifischer Lösungen unterstützen und begleiten, wobei übergreifende strategische Fragestellungen der IT-Neuausrichtung im Mittelpunkt stehen. Beginnend mit der Analyse der Ausgangssituation, einer ganzheitlichen Konzepterstellung, gefolgt von der technischen Umsetzung und der Übernahme aller relevanten Services bis hin zum Angebot der gesamten Betriebsführung sollten mögliche strategische Partner in der Lage sein, alle Leistungen anbieten zu können.

Und natürlich muss ein strategischer Partner auch nachweisen können, wie er die Organisation und deren Mitarbeiter bei den Veränderungen mitnehmen und geplante Vorhaben effizient und zukunftssicher umsetzen will.