Digitale Revolution im Rathaus: Kann nachhaltiger Einkauf ohne Bits und Bytes überhaupt noch funktionieren?
Stellen Sie sich vor, eine ganze Generation steht vor Ihrer Rathaustür und fordert Rechenschaft. In einer süddeutschen Stadt passierte genau das: Eine Schulklasse konfrontierte den Oberbürgermeister mit der Frage, wie nachhaltig die Verwaltung eigentlich wirtschaftet. Plötzlich war das Thema Beschaffung keine trockene Verwaltungsaufgabe mehr, sondern Politikum. Doch wie setzt man ökologische Ideale in einer Welt aus Faxgeräten, unübersichtlichen Excel-Listen und tausenden von Einzelbestellungen um? Die Antwort lieferte das jüngste Fach-Webinar zum Thema nachhaltige Digitalisierung des Einkaufs, das eines unmissverständlich klarmachte: Wer heute noch analog einkauft, hat bei der Nachhaltigkeit bereits verloren.
Der Abschied vom analogen Blindflug
Thomas Heine, Herausgeber des Magazins für nachhaltigen Einkauf, brachte es in der Diskussion mit Experten aus Berlin, Ludwigsburg und Lörrach auf den Punkt. Nachhaltige Beschaffung scheitert in der Praxis oft nicht am fehlenden Willen, sondern an der fehlenden Datenbasis. Ohne digitale Systeme bleibt der Einkauf ein Blindflug. Wie will man die Wirtschaftlichkeit von Öko-Produkten nachweisen, wenn man keinen direkten Vergleich hat? Wie soll Transparenz entstehen, wenn der manuelle Aufwand jede gute Absicht im Keim erstickt? Die Teilnehmer des Webinars waren sich einig: Digitalisierung ist nicht länger ein optionales Extra, sondern das Fundament, auf dem moderner, verantwortungsbewusster Einkauf überhaupt erst stehen kann.
Vom Polizeiprojekt zum landesweiten eWarenhaus Berlin
Wie gewaltig die Hebelwirkung digitaler Prozesse ist, zeigt der entschlossene Angang der Berliner Polizei. Achim Florin, Polizei Berlin, berichtete eindrucksvoll von einer Transformation, die 2019 als Pilotprojekt begann. Damals regierte noch die analoge, papiergestützte Beschaffung. Mittlerweile hat sich das Projekt zu einer landesweiten Einkaufslösung entwickelt. Man könnte auch sagen, der Einkauf des Landes Berlin kommt heute “schnieke“ daher. Er präsentiert sich transparent, leicht steuerbar, pfiffig und führt zu spürbarer Arbeitsentlastung. Aus allen Berliner Bezirken nutzen heute 3.500 Besteller aus 180 Dienststellen das „eWarenhaus Berlin“. Im Angebot sind aktuell über 50 durch das Landesverwaltungsamt Berlin ausgeschriebene Rahmenverträge. Damit werden zehntausende Artikel über das sogenannte Sammelbestellverfahren abgerufen. Der derzeitige, jährliche Umsatz liegt bei € 10 Millionen; Tendenz: steigend. Bemerkenswert ist; beim eWarenhaus Berlin handelt es sich nicht um einen simplen Online-Shop, sondern um die webbasierende Einkaufslösung des Dienstleisters TEK-SERVICE AG aus Lörrach. Man schätzt und partizipiert gerne von neuen Lösungen und Projekten des Einkaufsdienstleisters. So lässt sich aktuell durch das ESG Score Projekt der nachhaltige Einkauf „einfach machen“. Anstatt mühevoll Labels zu vergleichen, liefert das „eWarenhaus Berlin“ die ökologische Bewertung direkt am Artikel mit.
„Nachhaltigkeit“ durch eEinkauf leicht gemacht
Monika Schmidt von der TEK-SERVICE AG bringt es auf den Punkt: „als Dienstleistungsunternehmen sorgen wir seit 2000 bundesweit für digitale Einkaufsprozesse der öffentlichen Hand. Wie „ein roter Faden“ ziehen sich damit automatisierte Verfahren durch Verwaltungsabläufe unserer Kunden auf Kommunal- und Landesebene.“ Vom Einkauf, über die Ausschreibungsvorbereitung, bis hin zur elektronischen Abrechnung lassen sich Prozesse damit für jede Verwaltung leicht steuern. Mindestanforderung: Internetzugang. „Wir als Dienstleister kümmern uns fortlaufend um die Entwicklung und Bereitstellung unserer Technologie, die Realisation von Schnittstellen zu Lieferanten, oder ins Kundenseitige Finanzsystem.“ Darüber hinaus unterstützt ein „Helpdesk“ Besteller im operativen Tagesgeschäft des Einkaufes.
Der Clou: Kundenwünsche, Trends und Anforderungen werden frühzeitig durch TEK-SERVICE AG erkannt und im Sinne „Einer für alle; alle für einen“ programmiert und bundesweit im Kundenkreis ausgerollt. Das aktuelle Projekt macht deutlich: nicht nur Stadt Ludwigsburg und Land Berlin partizipieren vom einjährigen ESG Score Projekt; bundesweit können sich alle TEK-Kunden einen Eindruck darüber verschaffen. Denn, seit Juni 2025 erfolgt systemseitig und automatisiert der Abgleich sämtlicher Katalogdaten auf Basis bestimmter Parameter. Im Ergebnis wird der aktuelle ESG-Score auf Artikelebene im jeweiligen Einkaufsportal von TEK-Kunden angezeigt. Besteller treffen damit leicht die richtige, nachhaltige Kaufentscheidung
Strategisch planen, digital handeln: Nachhaltiges Ludwigsburg
Lars Keller von der Stadt Ludwigsburg verdeutlichte, dass Technik allein nicht ausreicht. In Ludwigsburg wurde der nachhaltige Einkauf als strategisches Ziel definiert und durch eine klare Dienstanweisung untermauert. Das digitale Warenhaus „DIWA“, auf Grundlage des TEK-Einkaufsportals, dient seit vielen Jahren als Instrument, um einen „Nutzungszwang“ der Besteller für nachhaltige Alternativen zu etablieren. Werden wir in Zukunft überhaupt noch linear einkaufen oder ist die kreislauforientierte Beschaffung der neue Standard? Ludwigsburg zeigt, dass durch gezielte Schulungen und eine klare Kompetenzstelle die Akzeptanz in der Belegschaft massiv steigt. Digitalisierung im Einkauf wird hier nicht als Hürde, sondern als Chance begriffen, die Verwaltung modern und zukunftsfähig aufzustellen
Sind Sie bereit für den nächsten Schritt?
Die Ergebnisse des Fach-Webinars lassen keinen Raum für Ausreden. Nachhaltigkeit braucht Datenhoheit, Vergleichbarkeit und eine sichtbare Kennzeichnung. Der Weg führt weg von der Einzelausschreibung hin zu dynamischen, digitalen Katalogen, die Expertenwissen mit Nutzerfreundlichkeit verbinden. Kommunen wie Tübingen oder Reutlingen folgen bereits diesen Beispielen.
Fragen Sie sich selbst: Ist Ihr Einkauf noch ein Bremsklotz für Ihre Nachhaltigkeitsziele oder bereits der Motor der Veränderung? Warten Sie noch auf das nächste Fax oder digitalisieren Sie schon Ihren Erfolg? Der Werkzeugkasten für eine moderne Verwaltung ist bereit – Sie müssen ihn nur öffnen.
Link zur Dokumentation des Fachgesprächs: https://youtu.be/a4AnFsVAY9w
Kontaktieren Sie Monika Schmidt für eine kostenlose Erstberatung für Ihre individuelle digitalen Beschaffungsstrategie.
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