Nationaler Rahmenvertrag für wiederaufbereitete Notebooks

In der Strategie und dem Aktionsplan 2024-2027 der irischen Regierung für ein umweltfreundliches öffentliches Beschaffungswesen heißt es, dass bis 2025 mindestens 80 % der von öffentlichen Einrichtungen beschafften IKT-Endverbraucherprodukte nach dem EPEAT-Goldstandard (oder gleichwertig) zertifiziert sind, das TCO-Zertifikat (oder gleichwertig) besitzen oder wiederaufbereitet wurden.

Ein bestehender Rahmenvertrag für die Lieferung neuer Windows-Desktop-, Notebook- und 2-in-1-Geräte sowie zugehöriger Produkte und Dienstleistungen lief aus und sollte im Juli 2023 erneuert werden. Im Rahmen des Verlängerungsprozesses ermittelte der Auftraggeber einen potenziellen Bedarf an wiederaufbereiteten Windows-Notebooks im öffentlichen Dienst in Höhe von 7.500.000 Euro jährlich. Um diesen Bedarf zu decken, wurde bei der Erneuerung des Rahmenvertrags neben Losen für neue Geräte (Desktops, Laptops, Peripheriegeräte und zugehörige Dienstleistungen) auch ein Los speziell für wiederaufbereitete Notebook-Computer aufgenommen. Wie bei den meisten von OGP veröffentlichten Rahmenverträgen üblich, waren auch bei dieser Erneuerung mindestens zwei Lieferanten pro Los erforderlich.

Im Februar 2023 wurde ein Aufruf zum Wettbewerb veröffentlicht, und es gingen zwei Angebote für das wiederaufbereitete Los ein. Beide scheiterten jedoch in der Konformitätsphase und das Los wurde annulliert.

OGP veröffentlichte im September 2023 eine zweite Ausschreibung, diesmal mit einem eigenständigen Rahmenvertrag nur für wiederaufbereitete Laptops. Es ging jedoch nur ein Angebot ein. Da mindestens zwei Lieferanten erforderlich waren, wurde der Rahmenvertrag wieder aufgehoben.

Im November 2023 veröffentlichte OGP eine neue Ausschreibung, die die Vergabe eines Auftrags an einen oder mehrere Lieferanten ermöglichte. Es gingen zwei Angebote ein, von denen eines den Anforderungen entsprach und die Bewertung bestand. Im Mai 2024 wurde der Auftrag an den erfolgreichen Anbieter vergeben.

Ziele der Auftragsvergabe

Das neue Rahmenprogramm soll auf den Vorteilen und dem Erfolg der zuvor eingerichteten IKT-Rahmenprogramme von OGP aufbauen:

• Sicherstellung des Zugangs zu qualitativ hochwertigen wiederaufbereiteten Windows-Notebooks zu den wirtschaftlich günstigsten Kosten für alle Rahmenkunden;
• Förderung und Unterstützung der Teilnahme von KMUs und deren Möglichkeiten; und
• Unterstützung der Umweltziele der irischen Regierung.

Es wurde eine umfassende Marktbefragung durchgeführt, um festzustellen, ob der Markt die Kapazitäten und Fähigkeiten hat, um die Anforderungen zu erfüllen. Es gingen Antworten von Originalgeräteherstellern (OEMs) neuer Geräte und von Unternehmen des "Second Life"-IKT-Marktes aus der gesamten EU und dem Vereinigten Königreich ein, die alle darauf hinwiesen, dass der Markt jetzt reif genug sei, um eine Ausschreibung für solche Geräte durchzuführen.

Außerdem wurde eine umfassende Kundenbefragung durchgeführt, bei der Kunden aus allen Bereichen des öffentlichen Sektors in Irland nach ihrer Meinung zu Second-Life-Geräten befragt wurden. Mehr als 25 % aller befragten Kunden gaben an, dass sie an der Nutzung wiederaufbereiteter Laptops interessiert wären, wenn diese über einen zentralen Rahmen zur Verfügung gestellt würden.

Anforderungen an die Ausschreibung

Auswahlkriterien

Um nachzuweisen, dass sie über die nötige Erfahrung und Fähigkeit verfügen, hochwertige wiederaufbereitete Waren und Dienstleistungen anzubieten, mussten die Bieter Folgendes nachweisen

Nachweis der finanziellen und wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit durch den Nachweis eines Jahresumsatzes von mindestens fünf Millionen Euro (5.000.000 €) für jedes der drei Geschäftsjahre.

Drei Beispiele für die erfolgreiche Lieferung von mindestens 100 wiederaufbereiteten Windows-Notebook-Computern desselben Geräts (dieselbe Marke, dasselbe Modell und dieselben technischen Spezifikationen) im Rahmen eines einzigen Vertrags an einen einzigen Kunden innerhalb der letzten drei Jahre vorlegen.

Erklären Sie, dass Sie die folgende Mindestmenge an wiederaufbereiteten Windows-Notebook-Computern jährlich für jedes der vorangegangenen drei (3) Jahre geliefert haben:

• 500 wiederaufbereitete Windows-Notebook-Computer im Jahr 2020
• 750 wiederaufbereitete Windows-Notebook-Computer im Jahr 2021
• 1.000 wiederaufbereitete Windows-Notebook-Computer im Jahr 2022

Zur Überprüfung der Angebote wurden Auftragsnachweise und Kundenreferenzen herangezogen.

Die Bieter mussten außerdem EMAS-registriert sein oder über zertifizierte Systeme für die Wiederaufbereitung gemäß ISO 9001 und ISO 14001 verfügen, einschließlich Qualitätssicherungs-/Qualitätskontrollverfahren für Inspektion, Wiederaufbereitung (z. B. Reparatur, Austausch oder Aufrüstung), falls erforderlich, Reinigung, Prüfung, Lagerung, Verpackung und Transport.

Technische Spezifikationen

Übereinstimmung mit den KiteMark-Standards oder gleichwertigen Standards. Der KiteMark Standard - BS 8887-220:2010 für wiederaufbereitete und wiederaufbereitete Produkte zielt darauf ab, die Qualität der Wiederaufbereitungsprozesse in der Kreislaufwirtschaft zu sichern. Sie zertifiziert die von den Lieferanten von wiedervermarkteten Produkten durchgeführten Wiederaufbereitungs- oder Rekonditionierungsprozesse (Herstellung, Montage, Demontage und End-of-Life-Verarbeitung (MADE)) auf der Grundlage der Anwendung der Normenreihe BS 8887 für die Konstruktion für Herstellung, Montage, Demontage und End-of-Life-Verarbeitung (MADE) sowie der Best-Practice-Grundsätze der ISO 9001.

Die Bieter wurden auch darauf hingewiesen, dass die in der technischen Spezifikation geforderte Mindestprozessorgeneration jährlich zum Jahrestag des Beginns der Rahmenvereinbarung um eine Generation erhöht wird, um sicherzustellen, dass wiederaufbereitete Geräte wettbewerbsfähig und technologisch relevant bleiben. Dieser Ansatz verlangt von den Bietern, dass sie Geräte liefern, die nicht nur die Basiskonfiguration erfüllen oder übertreffen, sondern auch aktualisierte Upgrade-Optionen anbieten, wie jedes Jahr festgelegt.

Auswirkungen auf die Umwelt

Die Wiederaufbereitung im IKT-Sektor hat mehrere positive Auswirkungen:

Umwelt und Kreislaufwirtschaft:

Die Wiederaufbereitung reduziert die Abfallmenge, minimiert den Rohstoffbedarf und verbraucht weniger Energie als die Herstellung neuer Produkte, wodurch die Grundsätze der Kreislaufwirtschaft durch die Verlängerung der Produktlebenszyklen und die Verbesserung der Ressourceneffizienz unterstützt werden. Die Herstellung eines Laptops macht zwischen 75 % und 85 % des gesamten CO2-Fußabdrucks aus, wobei die meisten Emissionen aus der Produktion und den für das Motherboard, die SSD und das Display verwendeten Materialien stammen. Die Wiederaufbereitung eines Geräts verursacht nur 6 % der Kohlenstoffemissionen eines neuen Geräts. Die messbaren und zertifizierten Auswirkungen tragen auch dazu bei, die Geräte als umweltfreundliche Alternative zu Neugeräten zu fördern. Pro Gerät kann beispielsweise festgestellt werden, dass durch den Kauf eines einzigen Geräts die Emission von 316 kg CO2e vermieden, 1.200 kg an abgebauten Ressourcen geschont und 190.000 Liter Wasser eingespart werden können. Über die gesamte Vertragslaufzeit entspricht dies 19 Millionen Kilogramm CO2e, 72 Millionen Kilogramm geschonten Bodenschätzen und 11 Milliarden Litern eingespartem Wasser.

Wirtschaftlich:

Es ermöglicht Kosteneinsparungen zwischen 25 und 40 % aufgrund niedrigerer Preise im Vergleich zu gleichwertigen neuen Geräten, ohne Kompromisse bei der Qualität oder Leistung einzugehen, wodurch der Zugang zur Technologie für öffentliche Einrichtungen erschwinglicher wird.

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